Transformación digital: ¿por dónde empiezo?
Hace unas semanas, os hablábamos de las ventajas de digitalizar una empresa. Y ahora, ¿por dónde empezamos? Saber cómo incorporar las nuevas tecnologías es clave para garantizar la supervivencia y el crecimiento de la empresa. Y es que una verdadera transformación digital va más allá de crear o renovar la página web, realizar inversiones esporádicas en herramientas tecnológicas, el almacenamiento en la nube o de tener presencia en redes sociales. Una verdadera transformación digital implica una renovación profunda de la cultura corporativa.
Aún conociendo todos los beneficios, muchas empresas no se atreven a dar el paso y afrontar un proceso de cambio y evolución hacia la digitalización. A pesar de que cada vez hay menos trabas y mayores facilidades para hacerlo. De hecho, España fue uno de los primeros países de la Unión Europea en establecer un marco regulatorio que permite mantener todas las facturas y recibos en digital, facilitando y optimizando los procesos en la relación entre empresas privadas y administraciones públicas.
Pero ¿por dónde podemos empezar? Empecemos definiendo los aspectos clave que hacen que este cambio se haga necesario:
Diagnóstico: analiza la realidad de tu negocio
Antes de considerar adoptar algún tipo de herramienta y tecnología, es necesario comprender con qué se cuenta y evaluar cómo funciona la empresa, tanto hacia afuera como hacia dentro. Es fundamental incluir en el análisis cada uno de los procesos y factores de forma que el modelo de negocio quede totalmente claro.
Estrategia
Tras el análisis, es importante definir una estrategia. Valorar qué se quiere digitalizar y cuáles son las expectativas y objetivos a corto, medio y largo plazo. Estos objetivos deben ser específicos, medibles y realistas. Igualmente tendremos que definir un presupuesto, analizando qué se necesita y hasta dónde podemos llegar.
Áreas y tareas clave
Es fundamental analizar y definir en la estrategia qué tareas o áreas clave vamos a digitalizar, para poder priorizar y, sobre todo, seleccionar qué tipo de tecnologías y herramientas utilizaremos. Así, por ejemplo, para todas las tareas de contabilidad existen plataformas que permiten realizar la gestión de gastos de forma digital, sin papeleos y cumpliendo todos los requerimientos y regulaciones fiscales.
Tecnología
Con una estrategia y un presupuesto previamente definidos, ya podemos adquirir o contratar la tecnología y los equipos necesarios para abordar el proceso de digitalización con ciertas garantías. Según cuáles sean nuestros objetivos y a lo que se dedique nuestra empresa, escogeremos las tecnologías más adecuadas: ¿buscamos manejar mejor las relaciones con los clientes y guiarlos por el embudo de ventas? Entonces, necesitaremos un CRM (Gestión de Relación con Clientes). ¿Queremos almacenar datos y hacerlos accesibles para nuestros empleados? Entonces, tendremos que recurrir a plataformas en la nube…
Si hay un aliado interesante para acompañar el proceso de transformación digital es el Big Data. El conjunto de herramientas que permiten gestionar y analizar la ingente cantidad de datos que se generan con cada transacción e interacción digital. El Big Data exige una implantación tecnológica que permita captar, extraer y gestionar datos, pero también perfiles de personas que sean capaces de entender y analizar estos datos. Los datos son como el petróleo de la información, se traducen en oportunidades económicas. Las empresas se encuentran buscando datos para no quedarse atrás en sus procesos de transformación digital y su competitividad, por lo que los especialistas en estas disciplinas cobran más protagonismo.
Por otro lado, las tecnologías Cloud o la nube se han convertido en el gran aliado de la transformación digital. Facilitan dos de las cualidades propias de este proceso: el trabajo cooperativo y la omnicanalidad. Cuando tienes todos los datos de la empresa en la nube, cualquiera puede acceder a los datos necesarios de un proyecto. Desde cualquier rincón del mundo y desde cualquier dispositivo.
Pero no todo es aplicar tecnologías y nuevas herramientas. Cuanto más nos digitalicemos, más expuestos estaremos a los hackers, virus y demás peligros cibernéticos. Por eso, se hace imprescindible no descuidar la ciberseguridad; tanto para los medios de pago, como las comunicaciones internas y externas.
Plataformas web
No hay proceso de digitalización sin una plataforma o portal web. Es el elemento visible de la organización al mundo digital. Por ello, es fundamental la creación de un sitio web fuerte y robusto que ,a través de varias técnicas de SEO, pueda generar autoridad en Internet. Todo ello, en función del tipo o modelo de negocio y la prioridad en el posicionamiento a nivel digital.
Podemos elegir desde un gestor de contenidos (CMS) fácil de usar y que nos ayude con la creación de la web, como por ejemplo Wordpress. Hasta un CRM que nos permita gestionar clientes o una plataforma de ecommerce, si queremos vender nuestros productos a través de internet.
Redes sociales
El mundo de hoy es cada vez más social y los negocios tienen que adaptarse a ello también. Es importante entender qué redes sociales son importantes para nuestra empresa, pues no todas son para cualquier actividad o modelo de negocio. Gracias a las redes sociales, podremos encontrar y generar conversaciones en una comunidad online en torno a una marca, sector o actividad. Para aprovechar estos canales y las oportunidades que nos brindan, debemos detectar dónde están nuestros potenciales seguidores y/o compradores y los que pueden generar influencia sobre otros compradores (los llamados prescriptores).
Talento y perfiles adecuados
Pero no todo lo que se refiere a digitalización son tecnologías. Una parte importante a tener en cuenta en la ecuación es el talento, las personas con los perfiles adecuados que garanticen que el proceso se lleva a cabo con éxito. Es necesario poner en marcha un proceso de detección de esos perfiles dentro de la organización. Crear equipos efectivos que puedan ayudar y se encarguen de apoyar al líder en redefinir los procesos, identificar problemas y generar los cambios para transformar el negocio.
Si no encontramos determinados perfiles necesarios en nuestra organización, podemos optar por realizar nuevas incorporaciones o acudir a modelos flexibles de contratación, como freelances. O externalizar determinadas partes del proceso, contando con la ayuda de empresas especializadas que nos pueden apoyar, además de con perfiles profesionales, con conocimiento y experiencia (outsourcing).
Hay que tener en cuenta que la transformación digital implica una forma de trabajar diferente y requiere de unas capacidades que no todo el mundo posee. No sólo necesitas conocimientos técnicos y digitales, sino competencias específicas de este tipo de entornos o soft skills como: el liderazgo, la capacidad de aprendizaje, flexibilidad, resiliencia, etc..
Mide lo que haces
Todas las acciones que hagamos tienen que ir encaminadas a que el negocio crezca. Si no es así, habrá que revisar la estrategia y realizar los cambios pertinentes para garantizar que el proceso de transformación sea exitoso.
En el mundo digital los cambios son constantes. No es un proceso que tenga un inicio y fin claros, por lo que debemos trabajar a diario y atrevernos a innovar, sin tener miedo a los errores, siempre y cuando los detectemos y corrijamos a tiempo. Debemos encontrar un espíritu innovador en todos los departamentos de la empresa, apostando por nuevas ideas y no temiendo al fracaso. Pues la innovación más efectiva es la que surge de la cultura de prueba y error, en la que todo fallo sirve para mejorar.
Abordar un proceso de cambio, más aún tratándose de transformación digital, puede ser algo complejo. Por eso, en Hasten Group acompañamos a nuestros clientes en todas sus etapas vitales. Desarrollando servicios y herramientas especialmente diseñados para que les guíen y asesoren, también en el momento de hacer que sus proyectos empresariales evolucionen y crezcan en clave digital.
Digitalizar la empresa ya no es una opción
Cuando hablamos de digitalizar una empresa o negocio, hablamos de todas aquellas acciones, tecnologías y estrategias que hacen uso de métodos digitales para hacer más eficientes y rentables las operaciones rutinarias de una organización.
Desde inicios de 2020, la sociedad ha tenido que adaptarse a una nueva dinámica de vida: desde las compras y las relaciones personales hasta el trabajo en remoto o la telemedicina. Así pues, las empresas se han visto obligadas a digitalizar sus procesos para mantener su competitividad. Sin embargo, a pesar de que las nuevas tecnologías han facilitado las tareas de las empresas, todavía existen algunas dudas sobre las ventajas de este proceso. Esperamos poder ayudaros viendo algunos aspectos positivos de la digitalización en las empresas, especialmente desde la llegada de la pandemia.
VENTAJAS DE LA DIGITALIZACIÓN
- Adaptación a los cambios.
El mercado, en cualquier sector de actividad, se encuentra en continuo cambio, ahora acelerado por el COVID-19, y obliga a las empresas a que se adapten. Ya no es una opción pues, las que no lo hagan, corren el riesgo de desaparecer. La digitalización hace más fácil el proceso de adaptación y la capacidad de respuesta ante los cambios.
- Comunicación y colaboración.
Las herramientas y aplicaciones en la nube han permitido el trabajo remoto, dando acceso a todas las personas involucradas en el proceso para poder realizar sus tareas de forma conjunta y eficaz. Dependiendo cada vez menos de condiciones externas. Aplicaciones como Slack o TRELLO ayudan a organizaciones a comunicarse de forma fluida y gestionar proyectos y tareas, sin importar donde se encuentren los miembros del equipo.
- Aumento de la productividad.
La implementación de tecnologías permite también agilizar los procesos laborales, detectar problemas de forma ágil y buscarles solución. Esto redundará en trabajadores más satisfechos y eficientes que, gracias a la automatización de tareas con herramientas tecnológicas, podrán dedicarse a tareas más estratégicas, productivas y rentables.
- Mayor alcance y probabilidades de crecimiento.
Los modelos de negocio tradicionales están limitados en cuanto al crecimiento. Gracias a la transformación digital, la escalabilidad del negocio está al alcance de cualquiera, generándose nuevos modelos de negocio digitales. Además, la digitalización permite conocer, en tiempo real, cientos de métricas que nos ayudan a tomar y ejecutar las acciones más efectivas para garantizar el funcionamiento de la empresa.
- Mejora la experiencia de los clientes.
La digitalización ayuda a conocer el perfil del consumidor y mejorar la experiencia que se tiene con el cliente: atención personalizada y comunicación directa, disponibilidad y búsqueda de servicios y/o productos 24 horas los 365 días del año, realización de transacciones y acceso desde cualquier dispositivo y/o lugar, envío de encuestas de satisfacción, retargeting, etc.
- Mejor gestión de la información y mayor seguridad.
Con las herramientas adecuadas es posible almacenar y gestionar los datos de manera estructurada. Así, cada empleado puede acceder a la información de forma óptima: facilitando las búsquedas, la generación de conocimiento y gestionando el acceso y su trazabilidad.
Desde el punto de vista de la seguridad, instrumentos como el reconocimiento facial, la huella digital o la verificación de dos pasos (todo desde el móvil), reducen significativamente las posibilidades de pérdida de información o ataques de terceros.
En resumen, la transformación digital ofrece múltiples ventajas. Sin embargo, lanzarse al medio digital no es algo trivial. Digitalizar una empresa requiere definir una estrategia y un plan de acción adaptado a las necesidades específicas del sector en el que la empresa se encuentre. Por ello, en Hasten Group ofrecemos las mejores soluciones adaptadas a cada caso. Guiando a nuestros clientes a través de una relación a largo plazo, acompañándolos en su desarrollo, implantación y mantenimiento. En el próximo post definiremos los aspectos claves que hay que tener en cuenta para llevar a acabo este proceso.
¡Estad muy atentos!
Flexibilidad laboral: una tarea pendiente en España
Mientras que en los países nórdicos la flexibilidad laboral está plenamente instaurada, para España es una tarea pendiente. Quizás, con esta situación de cambios provocados por la pandemia, veamos cómo se acelera la adopción de nuevos modelos de trabajo.
Muchas empresas están adaptando de forma rápida sus políticas de recursos humanos para alinearse con las nuevas necesidades del mercado, pero también con los requisitos y restricciones derivadas de la situación. Está claro que algunas empresas se adaptan fácilmente, otras lo tienen más complicado, bien por sus procesos anquilosados y poco adaptados al entorno digital o bien porque los líderes al frente aún no han trabajado un cambio de mentalidad, tan necesaria hoy día.
Cada vez conocemos a más empresas que son ejemplo de flexibilidad laboral, dando oportunidad a sus empleados de vacaciones ilimitadas u horarios totalmente flexibles, además del trabajo de forma remota. Uno de cada cinco estadounidenses ya disfruta de estas condiciones de lujo. Esto demuestra la clara tendencia de una mayor autonomía y un mayor control sobre la forma en la que se reparten su tiempo. Poco a poco, las empresas están cambiando la mentalidad a cerca de que ser productivos es pasar 10 horas delante del ordenador, aunque es cierto que la flexibilidad no es algo que sirva para todos. Esta flexibilidad requiere la responsabilidad de organizarse individualmente, a veces trabajar en equipo de forma remota y seguir siendo igual o más productivos, sin cumplir un horario estricto de oficina.
Aquí te mostramos algunas claves que las empresas deben tener en cuenta para facilitar esta flexibilidad, ya que 2 de cada 3 empleados reportaron mayores niveles de productividad trabajando desde casa:
- La búsqueda de la conciliación, equilibrando la vida personal y la profesional, donde cada vez la línea que separa ambos ámbitos es más delgada.
- Horarios no estrictos, pues no todos somos iguales de productivos en las mismas franjas horarias, por lo que tiene sentido dejar que cada persona elija en qué momento sacar el trabajo adelante, rindiendo más.
- Comprometernos con fechas de entrega, así como el trabajo por objetivos. Una vez que el horario no es tan importante, cada uno lo puede distribuir como quiera, sin perder de vista los objetivos a conseguir.
- Menos absentismo laboral, pues evitaremos que un trabajador se ausente del trabajo por estar enfermo, sobre todo para aquellos que no están al 100% de salud. El trabajo flexible es una fuente de motivación para los empleados.
- A favor del medio ambiente, evitando desplazamientos por cada empleado y reduciendo la emisión de gases.
Las empresas tienen ante sí un reto importante para adaptarse a lo que sus empleados necesitan. Y es que, sin lugar a duda, la flexibilidad laboral se presenta como un incentivo para retener al talento y aumentar la productividad. ¿Está tu empresa preparada?
¿Qué nos depara el futuro laboral en la nueva normalidad?
En los últimos 4 meses el ámbito laboral ha cambiado drásticamente, pero ¿persistirán estos cambios en el futuro? Un interesante estudio de Microsoft, “The future of work—the good, the challenging & the unknown”, pretende cubrir los pros y los contras del trabajo remoto con el objetivo de poder acelerar el desarrollo de productos, anticiparse a cómo cambiará el trabajo en el futuro y ayudar a sus clientes a prosperar en este nuevo mundo laboral.
En este estudio se ha analizado información extraída de pequeñas, medianas y grandes empresas, obteniéndose las siguientes conclusiones:
La pandemia tendrá un impacto duradero en el ámbito laboral
Una de las cuestiones principales de esta investigación es que el teletrabajo podría mejorar la conciliación entre la vida familiar y profesional, lo que suavizaría las dinámicas de los espacios de trabajo para siempre. No obstante, la falta de espacios de trabajo cómodos y con conexión aceptable se convierte en un desafío para la productividad de todos.
Por otro lado, trabajar desde casa ha provocado una mayor empatía entre los compañeros de trabajo (62%). Según el informe, el 52% de los encuestados se siente más valorado e integrado y aporta más en las reuniones al estar todo el mundo en la misma “sala virtual”. Además, hay una mejor percepción, tanto por los gerentes como por los empleados, de que el trabajo se puede hacer de forma remota.
Las jornadas de 9 a 5 irán desapareciendo
Esta investigación pudo comprobar que, entre el 1 y el 31 de marzo, el uso de los clientes de la aplicación Teams se vio incrementado aproximadamente una hora. La gente trabajaba más frecuentemente por la mañana (de 8 a 9) y por la tarde (de 18 a 10), pero también los fines de semana (más de un 200% de crecimiento). ¿Significaría esto la desaparición del horario de 9 a 5? ¿Podrías esto vulnerar el derecho a la desconexión digital del empleado?
Las oficinas físicas no desaparecerán en el futuro del trabajo
La mayoría de los trabajadores de todo el mundo han pasado los últimos 4 meses trabajando de forma remota. Como los equipos han sido ajustados a esta nueva realidad, muchos estarán pensando si las oficinas físicas desaparecerán en el futuro.
Esta investigación señala que el futuro del trabajo será un híbrido fluido entre la colaboración presencial y remota. Pues, a pesar de que el trabajo será cada vez más en remoto, las oficinas tendrán un lugar importante al proporcionar otros beneficios como: una buena conexión, ergonomía, oportunidades de socializar y la construcción de equipos. De hecho, casi el 60% de los encuestados se sentían menos conectados con sus compañeros desde que trabajaban de forma remota.
Las video meetings conducen a la fatiga
¿Pueden el trabajo en remoto y las reuniones por videoconferencia poner a prueba nuestro cerebro mucho más que las reuniones presenciales? La ciencia que estudia el cerebro sugiere que si.
Recientemente, investigadores del Human Factors Labs han realizado algunos trabajos para entender este fenómeno. En este estudio, que comenzó antes del COVID-19 como parte de un trabajo interno de Microsoft, se encontró que los patrones de las ondas cerebrales asociadas al estrés y al exceso de trabajo eran mucho más altas cuando se colaboraba remotamente que cuando se hacía de forma presencial. Esto se debe a varios factores como: mantener el foco continuamente en una pantalla para extraer y comprender la información relevante y mantenerse enganchado; la dificultad para percibir las señales no verbales que ayudan a conocer los asistentes o saber quién está hablando y al no percibir realmente el número de personas con las que estás compartiendo la pantalla e interactuando.
Además, según esta investigación, parece que la conexión social y la estrategia de trabajo que se crean cuando se trabaja de forma presencial es fácilmente transferible a la modalidad remota, pero no al contrario.
Si algo nos deja claro este tipo de estudios es que este cambio global hacia el trabajo remoto ha creado tanto oportunidades como desafíos para el futuro de nuestra fuerza laboral. En cualquier caso, el trabajo ya nunca será tal y como lo conocíamos hasta ahora. Evolucionará de una forma híbrida entre la colaboración remota y presencial y requerirá un cambio de mentalidad de empleados, directivos y empresarios, entendiendo que las tecnologías son un aliado que permitirá acercar cada vez más la vida personal y profesional, facilitando muchas tareas y procesos, pero también generando retos que servirán de palanca para seguir aprendiendo y evolucionando en esta nueva normalidad y un mundo en constante cambio.