8 estrategias para una reunión de trabajo efectiva
Una reunión de trabajo es necesaria para coordinar los equipos, conocer el estado de los proyectos y conseguir que las tareas se desarrollen a la perfección, pero en la mayor parte de ellas se pierde mucho tiempo. ¿Qué podemos hacer para que no acaparen la totalidad de la agenda del día? Si quieres que este tipo de encuentros resulten efectivos, toma nota de las siguientes técnicas, herramientas y estrategias que permiten extraer el máximo partido.
ANTES DE LA REUNIÓN
- Define el motivo y sus objetivos
El primer paso es preguntarte por qué has convocado la reunión y, por consiguiente, si es realmente necesaria o no. Una vez contestadas estas preguntas, y si no quieres que se disperse y se alargue en exceso, deberás definir muy bien el objetivo o los objetivos de la misma. Puedes hacer lo mismo con unas metas previas.
Para todo ello es conveniente crear un ‘planning’, un documento que incluya el motivo de la reunión, los objetivos a conseguir, los temas que se tratarán, los tiempos que se dedicarán a cada cuestión, etc.
- Establece el medio y la fecha
El siguiente paso será decidir cómo la llevarás a cabo: hazla en horarios de trabajo, porque reunirse es trabajo. Y decide también si la harás presencial, por teléfono o por videoconferencia. Una vez que tengas claro estos puntos ya podrás convocarla. Eso sí, que sea con tiempo para que los asistentes puedan preparar sus intervenciones. Evita a toda costa las reuniones improvisadas.
- Selecciona a los participantes adecuados y convócalos
Solo debes escoger a aquellas personas cuya presencia sea necesaria y, entre ellas, debe haber un responsable de coordinar. Una vez elegidas, tendrás que avisarlas y asegúrate de hacer la convocatoria por canales que se vean. Determina el lugar y la hora y adjunta el ‘planning’ que elaboraste en el primer paso con el orden del día así como documentos que haya que leer antes –si los hay-.
DURANTE LA REUNIÓN
- Comienza a tiempo
Es esencial que las reuniones de trabajo tengan establecidos tiempos de comienzo y de finalización, que se sepa lo que van a durar. Y más importante aún es que se cumplan esas horas acordadas, ya que solo así es posible conseguir que sean realmente productivas.
- Haz un resumen y sigue el plan previsto
Dedica los primeros minutos a aclarar los puntos fundamentales. A modo de resumen, indica la importancia de los temas que se van a tratar, el motivo principal de la reunión y los objetivos que se pretenden conseguir.
A continuación, puedes seguir el desarrollo previsto en el plan. Procura que siga el curso y el enfoque, dando a cada punto el tiempo preciso y evitando tratar temas no contemplados en el ‘planning’. Y en cuando a los temas más importantes, trátalos en la mitad de la reunión.
- Optimiza ideas claves y establece un clima positivo
Otro aspecto fundamental en el desarrollo de una reunión de trabajo es la optimación de las ideas claves. Para ello, algunos directivos utilizan una técnica según la cual los asistentes solo disponen de un ‘post-it’ para tomar notas durante el encuentro, no pueden utilizar más papel. Así, una vez que acabe la reunión, llegarán a su puesto para ponerse a trabajar en los aspectos tratados y les será mucho más fácil leer un simple ‘post-it’ que un cuaderno lleno de notas.
Por otro lado, no dejes que algunos se impongan y acaparen la reunión, ya que esto podría afectar negativamente al clima positivo de comunicación y cooperación que se debe crear y mantener.
- Finaliza a tiempo
La puntualidad es un aspecto fundamental y, al igual que hay que tratar de comenzar a la hora marcada, también hay que acabar para impedir que la reunión sea demasiado larga. Antes de eso, no olvides dejar un tiempo para que los participantes expongan dudas, sugerencias o comentarios, sintetiza las conclusiones esenciales y agradece la participación de todos.
DESPUÉS DE LA REUNIÓN
- Haz una memoria
Confecciona un sumario de la reunión para enviar a todos los participantes durante los siguientes días. Esta memoria debe contemplar si se han conseguido cumplir los objetivos previamente marcados, las tareas que se hayan podido encomendar a los diferentes participantes, el tiempo que disponen para llevarlas a cabo, las conclusiones más importantes, los acuerdos adoptados…
Y si han quedado temas pendientes, convoca una nueva reunión.
Transformación digital: ¿por dónde empiezo?
Hace unas semanas, os hablábamos de las ventajas de digitalizar una empresa. Y ahora, ¿por dónde empezamos? Saber cómo incorporar las nuevas tecnologías es clave para garantizar la supervivencia y el crecimiento de la empresa. Y es que una verdadera transformación digital va más allá de crear o renovar la página web, realizar inversiones esporádicas en herramientas tecnológicas, el almacenamiento en la nube o de tener presencia en redes sociales. Una verdadera transformación digital implica una renovación profunda de la cultura corporativa.
Aún conociendo todos los beneficios, muchas empresas no se atreven a dar el paso y afrontar un proceso de cambio y evolución hacia la digitalización. A pesar de que cada vez hay menos trabas y mayores facilidades para hacerlo. De hecho, España fue uno de los primeros países de la Unión Europea en establecer un marco regulatorio que permite mantener todas las facturas y recibos en digital, facilitando y optimizando los procesos en la relación entre empresas privadas y administraciones públicas.
Pero ¿por dónde podemos empezar? Empecemos definiendo los aspectos clave que hacen que este cambio se haga necesario:
Diagnóstico: analiza la realidad de tu negocio
Antes de considerar adoptar algún tipo de herramienta y tecnología, es necesario comprender con qué se cuenta y evaluar cómo funciona la empresa, tanto hacia afuera como hacia dentro. Es fundamental incluir en el análisis cada uno de los procesos y factores de forma que el modelo de negocio quede totalmente claro.
Estrategia
Tras el análisis, es importante definir una estrategia. Valorar qué se quiere digitalizar y cuáles son las expectativas y objetivos a corto, medio y largo plazo. Estos objetivos deben ser específicos, medibles y realistas. Igualmente tendremos que definir un presupuesto, analizando qué se necesita y hasta dónde podemos llegar.
Áreas y tareas clave
Es fundamental analizar y definir en la estrategia qué tareas o áreas clave vamos a digitalizar, para poder priorizar y, sobre todo, seleccionar qué tipo de tecnologías y herramientas utilizaremos. Así, por ejemplo, para todas las tareas de contabilidad existen plataformas que permiten realizar la gestión de gastos de forma digital, sin papeleos y cumpliendo todos los requerimientos y regulaciones fiscales.
Tecnología
Con una estrategia y un presupuesto previamente definidos, ya podemos adquirir o contratar la tecnología y los equipos necesarios para abordar el proceso de digitalización con ciertas garantías. Según cuáles sean nuestros objetivos y a lo que se dedique nuestra empresa, escogeremos las tecnologías más adecuadas: ¿buscamos manejar mejor las relaciones con los clientes y guiarlos por el embudo de ventas? Entonces, necesitaremos un CRM (Gestión de Relación con Clientes). ¿Queremos almacenar datos y hacerlos accesibles para nuestros empleados? Entonces, tendremos que recurrir a plataformas en la nube…
Si hay un aliado interesante para acompañar el proceso de transformación digital es el Big Data. El conjunto de herramientas que permiten gestionar y analizar la ingente cantidad de datos que se generan con cada transacción e interacción digital. El Big Data exige una implantación tecnológica que permita captar, extraer y gestionar datos, pero también perfiles de personas que sean capaces de entender y analizar estos datos. Los datos son como el petróleo de la información, se traducen en oportunidades económicas. Las empresas se encuentran buscando datos para no quedarse atrás en sus procesos de transformación digital y su competitividad, por lo que los especialistas en estas disciplinas cobran más protagonismo.
Por otro lado, las tecnologías Cloud o la nube se han convertido en el gran aliado de la transformación digital. Facilitan dos de las cualidades propias de este proceso: el trabajo cooperativo y la omnicanalidad. Cuando tienes todos los datos de la empresa en la nube, cualquiera puede acceder a los datos necesarios de un proyecto. Desde cualquier rincón del mundo y desde cualquier dispositivo.
Pero no todo es aplicar tecnologías y nuevas herramientas. Cuanto más nos digitalicemos, más expuestos estaremos a los hackers, virus y demás peligros cibernéticos. Por eso, se hace imprescindible no descuidar la ciberseguridad; tanto para los medios de pago, como las comunicaciones internas y externas.
Plataformas web
No hay proceso de digitalización sin una plataforma o portal web. Es el elemento visible de la organización al mundo digital. Por ello, es fundamental la creación de un sitio web fuerte y robusto que ,a través de varias técnicas de SEO, pueda generar autoridad en Internet. Todo ello, en función del tipo o modelo de negocio y la prioridad en el posicionamiento a nivel digital.
Podemos elegir desde un gestor de contenidos (CMS) fácil de usar y que nos ayude con la creación de la web, como por ejemplo Wordpress. Hasta un CRM que nos permita gestionar clientes o una plataforma de ecommerce, si queremos vender nuestros productos a través de internet.
Redes sociales
El mundo de hoy es cada vez más social y los negocios tienen que adaptarse a ello también. Es importante entender qué redes sociales son importantes para nuestra empresa, pues no todas son para cualquier actividad o modelo de negocio. Gracias a las redes sociales, podremos encontrar y generar conversaciones en una comunidad online en torno a una marca, sector o actividad. Para aprovechar estos canales y las oportunidades que nos brindan, debemos detectar dónde están nuestros potenciales seguidores y/o compradores y los que pueden generar influencia sobre otros compradores (los llamados prescriptores).
Talento y perfiles adecuados
Pero no todo lo que se refiere a digitalización son tecnologías. Una parte importante a tener en cuenta en la ecuación es el talento, las personas con los perfiles adecuados que garanticen que el proceso se lleva a cabo con éxito. Es necesario poner en marcha un proceso de detección de esos perfiles dentro de la organización. Crear equipos efectivos que puedan ayudar y se encarguen de apoyar al líder en redefinir los procesos, identificar problemas y generar los cambios para transformar el negocio.
Si no encontramos determinados perfiles necesarios en nuestra organización, podemos optar por realizar nuevas incorporaciones o acudir a modelos flexibles de contratación, como freelances. O externalizar determinadas partes del proceso, contando con la ayuda de empresas especializadas que nos pueden apoyar, además de con perfiles profesionales, con conocimiento y experiencia (outsourcing).
Hay que tener en cuenta que la transformación digital implica una forma de trabajar diferente y requiere de unas capacidades que no todo el mundo posee. No sólo necesitas conocimientos técnicos y digitales, sino competencias específicas de este tipo de entornos o soft skills como: el liderazgo, la capacidad de aprendizaje, flexibilidad, resiliencia, etc..
Mide lo que haces
Todas las acciones que hagamos tienen que ir encaminadas a que el negocio crezca. Si no es así, habrá que revisar la estrategia y realizar los cambios pertinentes para garantizar que el proceso de transformación sea exitoso.
En el mundo digital los cambios son constantes. No es un proceso que tenga un inicio y fin claros, por lo que debemos trabajar a diario y atrevernos a innovar, sin tener miedo a los errores, siempre y cuando los detectemos y corrijamos a tiempo. Debemos encontrar un espíritu innovador en todos los departamentos de la empresa, apostando por nuevas ideas y no temiendo al fracaso. Pues la innovación más efectiva es la que surge de la cultura de prueba y error, en la que todo fallo sirve para mejorar.
Abordar un proceso de cambio, más aún tratándose de transformación digital, puede ser algo complejo. Por eso, en Hasten Group acompañamos a nuestros clientes en todas sus etapas vitales. Desarrollando servicios y herramientas especialmente diseñados para que les guíen y asesoren, también en el momento de hacer que sus proyectos empresariales evolucionen y crezcan en clave digital.
Los verdaderos líderes en tiempos de pandemia
Si hay algo que hemos aprendido en esta crisis sanitaria, pero también económica, provocada por la pandemia, es que se han acelerado tendencias que no habían hecho más que aparecer. La mayoría de los sectores se han visto obligados a trabajar en nuevos modelos de trabajo, transformar sus procesos e incluso generar nuevos modelos de negocio, adaptados a la nueva situación. Podemos decir que esto ha sido el mayor reto para los líderes de las empresas, los cuales han tenido que hacer grandes esfuerzos para prepararse y adaptarse a estas nuevas reglas del juego.
En este contexto, la experiencia y las competencias digitales cobran fuerza, junto a competencias más soft o humanas como la capacidad de comunicación, la empatía o la destreza a la hora de construir equipos de manera diversa e inclusiva. Y es que un buen líder debe mantener a su equipo unido y motivado en cualquier situación, ahora más que nunca.
A medida que avanza esta crisis, los líderes resilientes deben trabajar en el cambio de mentalidad de «hoy» a la de «mañana» dentro de sus equipos. El liderazgo es clave, no solo para la competitividad de la empresa, sino para su sostenibilidad a largo plazo.
A continuación, os ofrecemos una serie de recomendaciones para liderar con integridad y transparencia en esta nueva realidad que ha venido para quedarse:
Ten presente tus valores
Ser consciente de tus valores e integridad, y actuar en consonancia con ellos, reforzará tu liderazgo y te convertirá en un ejemplo a seguir para otros. Un líder debe conocerse, aceptarse, trabajar en una mejora continua y ser la mejor versión de uno mismo.
Integridad
Un líder tiene que ser íntegro, es decir, ser coherente y hacer lo que dice. Se trata de un factor imprescindible para tener la credibilidad de su equipo.
Sé empático
Trabajamos con personas. Un buen líder debe preocuparse por sus colaboradores y su situación particular, saber “ponerse en sus zapatos”. Escucha activa, para entender y no para responder. Mostrar a las personas que realmente uno se preocupa por su perspectiva, es la única fórmula que asegura el compromiso del talento.
Comunicación con el equipo
En un contexto de pandemia como el actual, en el que gran parte del equipo está disperso y no se encuentra en un único espacio de trabajo, la comunicación se vuelve aún más importante. El trabajo remoto y el escenario de incertidumbre puede generar un clima de tensión, estrés y ansiedad. Por ello, para que un líder comunique bien, y pueda ejercer un impacto positivo en su entorno, resulta fundamental que sepa mostrar su cercanía.
A través de técnicas de procesamiento lingüístico e inteligencia artificial, LLYC y Trivu han presentado el informe 'Future Leaders'. Un análisis de la huella digital discursiva para esclarecer las tendencias y los rasgos de los líderes del mañana. El informe refleja cómo los jóvenes o “future leaders” destacan por abanderar un liderazgo más emocional, por preocuparse por los demás y por ser altruistas. Os recomendamos que lo leáis.
Fomenta la innovación
Los líderes que impulsan una cultura innovadora en las empresas son cruciales en un mundo en constante transformación. La innovación en la gestión del talento, en este nuevo contexto, permite la implantación de modelos más flexibles para el crecimiento de las personas dentro de las organizaciones como, por ejemplo, la disminución del presencialismo.
Reflexiona acerca de tus metas
Genera un espacio y un tiempo adecuado para pensar en ti y en tu equipo. Visualiza las metas y crear un plan que sea fácil de entender y que sea flexible para responder a lo desconocido, ver más allá de lo inmediato para anticipar los próximos tres, cuatro o cinco obstáculos.
Planifica
Guiar a los equipos en una dirección que los mantenga por delante del resto. En un ecosistema competitivo que cambia rápidamente, los líderes deben estar dispuestos a ajustar e incluso modificar constantemente su estrategia y a trabajar con objetivos a corto plazo, que puedan ser comunicados e implementados de forma ágil. El enfoque y la disciplina son esenciales.
Empieza
Los líderes son personas comunes que hacen cosas extraordinarias. Los líderes simplemente deben liderar. Trabajar desde sí mismos, con el coraje, la inteligencia emocional y la integridad para navegar en una constante crisis. Están preparados, no entran en pánico. Se preocupan y se comunican al servicio de los demás. Demuestran haciendo.
En definitiva, podemos concluir que el liderazgo en la nueva realidad, es un liderazgo humanista con el foco y energía en la personas. Es claro y honesto en su comunicación, reconociendo las emociones del otro y dándoles espacio, apreciando la singularidad del individuo y demostrando resiliencia. Tenemos una oportunidad única de construir una nueva realidad desde el lado humano y, de verdad, poniendo las personas en el centro para liderar las organizaciones del presente y futuro.