Transformación digital: ¿por dónde empiezo?
Hace unas semanas, os hablábamos de las ventajas de digitalizar una empresa. Y ahora, ¿por dónde empezamos? Saber cómo incorporar las nuevas tecnologías es clave para garantizar la supervivencia y el crecimiento de la empresa. Y es que una verdadera transformación digital va más allá de crear o renovar la página web, realizar inversiones esporádicas en herramientas tecnológicas, el almacenamiento en la nube o de tener presencia en redes sociales. Una verdadera transformación digital implica una renovación profunda de la cultura corporativa.
Aún conociendo todos los beneficios, muchas empresas no se atreven a dar el paso y afrontar un proceso de cambio y evolución hacia la digitalización. A pesar de que cada vez hay menos trabas y mayores facilidades para hacerlo. De hecho, España fue uno de los primeros países de la Unión Europea en establecer un marco regulatorio que permite mantener todas las facturas y recibos en digital, facilitando y optimizando los procesos en la relación entre empresas privadas y administraciones públicas.
Pero ¿por dónde podemos empezar? Empecemos definiendo los aspectos clave que hacen que este cambio se haga necesario:
Diagnóstico: analiza la realidad de tu negocio
Antes de considerar adoptar algún tipo de herramienta y tecnología, es necesario comprender con qué se cuenta y evaluar cómo funciona la empresa, tanto hacia afuera como hacia dentro. Es fundamental incluir en el análisis cada uno de los procesos y factores de forma que el modelo de negocio quede totalmente claro.
Estrategia
Tras el análisis, es importante definir una estrategia. Valorar qué se quiere digitalizar y cuáles son las expectativas y objetivos a corto, medio y largo plazo. Estos objetivos deben ser específicos, medibles y realistas. Igualmente tendremos que definir un presupuesto, analizando qué se necesita y hasta dónde podemos llegar.
Áreas y tareas clave
Es fundamental analizar y definir en la estrategia qué tareas o áreas clave vamos a digitalizar, para poder priorizar y, sobre todo, seleccionar qué tipo de tecnologías y herramientas utilizaremos. Así, por ejemplo, para todas las tareas de contabilidad existen plataformas que permiten realizar la gestión de gastos de forma digital, sin papeleos y cumpliendo todos los requerimientos y regulaciones fiscales.
Tecnología
Con una estrategia y un presupuesto previamente definidos, ya podemos adquirir o contratar la tecnología y los equipos necesarios para abordar el proceso de digitalización con ciertas garantías. Según cuáles sean nuestros objetivos y a lo que se dedique nuestra empresa, escogeremos las tecnologías más adecuadas: ¿buscamos manejar mejor las relaciones con los clientes y guiarlos por el embudo de ventas? Entonces, necesitaremos un CRM (Gestión de Relación con Clientes). ¿Queremos almacenar datos y hacerlos accesibles para nuestros empleados? Entonces, tendremos que recurrir a plataformas en la nube…
Si hay un aliado interesante para acompañar el proceso de transformación digital es el Big Data. El conjunto de herramientas que permiten gestionar y analizar la ingente cantidad de datos que se generan con cada transacción e interacción digital. El Big Data exige una implantación tecnológica que permita captar, extraer y gestionar datos, pero también perfiles de personas que sean capaces de entender y analizar estos datos. Los datos son como el petróleo de la información, se traducen en oportunidades económicas. Las empresas se encuentran buscando datos para no quedarse atrás en sus procesos de transformación digital y su competitividad, por lo que los especialistas en estas disciplinas cobran más protagonismo.
Por otro lado, las tecnologías Cloud o la nube se han convertido en el gran aliado de la transformación digital. Facilitan dos de las cualidades propias de este proceso: el trabajo cooperativo y la omnicanalidad. Cuando tienes todos los datos de la empresa en la nube, cualquiera puede acceder a los datos necesarios de un proyecto. Desde cualquier rincón del mundo y desde cualquier dispositivo.
Pero no todo es aplicar tecnologías y nuevas herramientas. Cuanto más nos digitalicemos, más expuestos estaremos a los hackers, virus y demás peligros cibernéticos. Por eso, se hace imprescindible no descuidar la ciberseguridad; tanto para los medios de pago, como las comunicaciones internas y externas.
Plataformas web
No hay proceso de digitalización sin una plataforma o portal web. Es el elemento visible de la organización al mundo digital. Por ello, es fundamental la creación de un sitio web fuerte y robusto que ,a través de varias técnicas de SEO, pueda generar autoridad en Internet. Todo ello, en función del tipo o modelo de negocio y la prioridad en el posicionamiento a nivel digital.
Podemos elegir desde un gestor de contenidos (CMS) fácil de usar y que nos ayude con la creación de la web, como por ejemplo Wordpress. Hasta un CRM que nos permita gestionar clientes o una plataforma de ecommerce, si queremos vender nuestros productos a través de internet.
Redes sociales
El mundo de hoy es cada vez más social y los negocios tienen que adaptarse a ello también. Es importante entender qué redes sociales son importantes para nuestra empresa, pues no todas son para cualquier actividad o modelo de negocio. Gracias a las redes sociales, podremos encontrar y generar conversaciones en una comunidad online en torno a una marca, sector o actividad. Para aprovechar estos canales y las oportunidades que nos brindan, debemos detectar dónde están nuestros potenciales seguidores y/o compradores y los que pueden generar influencia sobre otros compradores (los llamados prescriptores).
Talento y perfiles adecuados
Pero no todo lo que se refiere a digitalización son tecnologías. Una parte importante a tener en cuenta en la ecuación es el talento, las personas con los perfiles adecuados que garanticen que el proceso se lleva a cabo con éxito. Es necesario poner en marcha un proceso de detección de esos perfiles dentro de la organización. Crear equipos efectivos que puedan ayudar y se encarguen de apoyar al líder en redefinir los procesos, identificar problemas y generar los cambios para transformar el negocio.
Si no encontramos determinados perfiles necesarios en nuestra organización, podemos optar por realizar nuevas incorporaciones o acudir a modelos flexibles de contratación, como freelances. O externalizar determinadas partes del proceso, contando con la ayuda de empresas especializadas que nos pueden apoyar, además de con perfiles profesionales, con conocimiento y experiencia (outsourcing).
Hay que tener en cuenta que la transformación digital implica una forma de trabajar diferente y requiere de unas capacidades que no todo el mundo posee. No sólo necesitas conocimientos técnicos y digitales, sino competencias específicas de este tipo de entornos o soft skills como: el liderazgo, la capacidad de aprendizaje, flexibilidad, resiliencia, etc..
Mide lo que haces
Todas las acciones que hagamos tienen que ir encaminadas a que el negocio crezca. Si no es así, habrá que revisar la estrategia y realizar los cambios pertinentes para garantizar que el proceso de transformación sea exitoso.
En el mundo digital los cambios son constantes. No es un proceso que tenga un inicio y fin claros, por lo que debemos trabajar a diario y atrevernos a innovar, sin tener miedo a los errores, siempre y cuando los detectemos y corrijamos a tiempo. Debemos encontrar un espíritu innovador en todos los departamentos de la empresa, apostando por nuevas ideas y no temiendo al fracaso. Pues la innovación más efectiva es la que surge de la cultura de prueba y error, en la que todo fallo sirve para mejorar.
Abordar un proceso de cambio, más aún tratándose de transformación digital, puede ser algo complejo. Por eso, en Hasten Group acompañamos a nuestros clientes en todas sus etapas vitales. Desarrollando servicios y herramientas especialmente diseñados para que les guíen y asesoren, también en el momento de hacer que sus proyectos empresariales evolucionen y crezcan en clave digital.
Innovar o morir: Desafíos y oportunidades de la innovación
La innovación ya no es un tema exclusivo de la tecnología. Hoy en día afecta a casi todos los aspectos de nuestra vida, también al ámbito empresarial. Tras un año marcado por la aceleración de la transformación digital en empresas, instituciones y en nuestra sociedad, ante la crisis del Covid-19 surgen desafíos, pero también nuevas oportunidades.
En un mercado tan competitivo como el actual, a la vez de cambiante, la necesidad de las organizaciones de estar siempre un paso por delante de sus principales competidores, además de alineados con el mercado, ha provocado que dediquen cada vez más recursos a la innovación. Pretendiendo así mejorar constantemente la oferta de productos y servicios, ofreciendo una propuesta de valor diferencial.
Sin embargo, innovar, que hoy está tan de moda, puede parecer fácil y al alcance de todos. Pero en realidad muchos líderes y gestores no tienen claro por dónde empezar, en qué aplicar la innovación, qué modelo seguir y cómo garantizar que los recursos que van a ser invertidos en esta actividad sean rentables. Existen diferentes tipos de innovación: se puede innovar en los productos o en los servicios, en el modelo de negocio o en el de gestión, en proceso, etc…
Desde Hasten Group hemos recopilado una serie de conceptos, consejos y claves que toda organización debe tener en cuenta a la hora de plantearse cualquier proceso de innovación.
Marcarse retos
Las oportunidades y las amenazas (retos) son el detonante que inicia el proceso de innovación, por lo que su definición influirá en los resultados conseguidos. Así pues, uno de los principales desafíos a los que se enfrenta cualquier empresa que desee innovar es identificar nuevos retos sobre los que aplicarla, además de marcar los objetivos a perseguir.
Definir una estrategia.
Disponer de una estrategia de innovación alineada con la estrategia de la empresa es un factor clave para convertirse en una empresa innovadora. Esta estrategia será la que determine los procesos de innovación en los que se tiene que poner foco. Y es que, tan importante es saber dónde tenemos que innovar, como la forma de hacerlo.
Creatividad e innovación.
El proceso de innovar está relacionado con la creatividad y la investigación, pero no son lo mismo. En un proceso creativo se dedican recursos a la generación de ideas. Y en un proceso de innovación se dedican las ideas a generar resultados económicos. No por el hecho de generar más ideas, seremos más innovadores, pero si las ideas están bien enfocadas tendremos más probabilidades de conseguir la innovación buscada.
Equipos multidisciplinarios.
La clave de la innovación es el talento, las personas. Toda organización que desee ser innovadora tendrá que hacer un esfuerzo para dotar a su personal de las herramientas, las habilidades y los modelos mentales más adecuados en cada caso. Pare ello, es importante construir equipos multidisciplinarios, no solo formados por perfiles compatibles a nivel de conocimientos sino, más importante aún, de capacidades y habilidades, conformando un equipo bien equilibrado, eficiente y de alto rendimiento.
Liderar desde el ejemplo.
La innovación viene impulsada por el liderazgo. Para convertirse en una empresa innovadora es necesario que la dirección crea que la innovación es un proceso estratégico y actúe en consecuencia, dedicando las personas y los recursos necesarios. Innovar implica cambiar. Por esto, la mayoría de las ocasiones el papel del líder será justamente el de impulsar el cambio. Tendrá que guiar y despertar los deseos de cambio, incentivarlo con acciones concretas, así como defender y proteger la innovación. Teniendo en cuenta que encontrará resistencia al cambio.
Motivación e incentivos.
Es importante motivar e incentivar a las personas para que aporten su talento y lo pongan al servicio de la innovación, superando la resistencia al cambio. Las personas responden habitualmente a los estímulos generados por el entorno en el que actúan. Por lo que el refuerzo positivo, es decir, recompensar un comportamiento que se quiere mantener, se hace muy importante.
Espacios de trabajo de la innovación.
Habilitar y poner a disposición de los equipos “espacios” de intercambio de ideas. Los entornos de trabajo físicos facilitan la innovación y creatividad, y tienen una gran influencia en el comportamiento de las personas. La oficina o el espacio de trabajo debe proporcionar a los empleados tanto la posibilidad de concentrarse como de relacionarse, interactuar y colaborar entre si. Las empresas que ofrecen más opciones sobre dónde y cuándo trabajar, gozan de una imagen más innovadora. Y tienen más probabilidades de aumentar la creatividad y la productividad.
Pero también, y más hoy día, se pueden generar entornos que fomenten la innovación de forma virtual. Por ejemplo, implementando herramientas y metodologías que permitan poner a trabajar a equipos dispersos de forma remota, tal y como lo pudieran hacer de forma física. Esto también permitirá la colaboración entre miembros de diferentes ubicaciones, culturas y formas de pensar, lo que enriquece cualquier proceso de innovación.
Transformación cultural.
La innovación no puede depender únicamente del talento de unos pocos. Para conseguirlo es necesario construir un sentimiento dentro de la organización, en la que cualquier persona es válida y puede aportar algo al proceso de innovación. No es solo de la dirección o los jefes de equipo, sino que debe ser involucrada toda la estructura de la organización. Esta transformación cultural no cambia de la noche a la mañana. Se trata de un complejo proceso al que se deberán dedicar muchos esfuerzos. Y en el que los resultados no llegan de manera inmediata, sino de forma gradual y con el tiempo.
La cultura innovadora es el resultado de un trabajo encaminado a incorporar la innovación en el ADN de la organización. La innovación se convierte así en uno de sus elementos diferenciadores. En el mecanismo de creación de valor que les permite ser más competitivas.
La tecnología al servicio de la innovación y no al revés.
El mayor acceso a tecnologías (5G, Machine Learning, Inteligencia Artificial, Big Data, Blockchain….) combinado con un mayor conocimiento de qué se puede hacer con ellas, permitirá a los equipos internos comenzar a probar nuevos conceptos e ideas.
La agilidad y flexibilidad con la que funcionan las organizaciones que han optado por un modelo que aplica algún tipo de tecnologías, como el cloud computing, no solo es resultado de la tecnología que está detrás de ellas, sino también del cambio cultural que han llevado a cabo. Suelen ser organizaciones que han comprendido que se tienen que reinventar. Que no solo basta con aplicar tecnologías y cambiar procesos de trabajo, sino que tienen que cambiar desde sus cimientos.
Según el informe ‘Cómo llegar a ser una empresa innovadora’ de ACCIÓ, Agencia para la Competitividad de la Empresa de la Generalitat de Catalunya, también existen una serie de inhibidores de los procesos de innovación, como pueden ser:
- Falta de compromiso real para innovar.
- Miedo al fracaso
- Tendencia a la optimización.
- Aplicar la lógica de la gestión operativa.
- Gran peso de los criterios financieros.
- Desconfianza.
- Pobre identificación de oportunidades y amenazas (retos).
- Selección incorrecta de los proyectos.
- No comunicar adecuadamente.
- Pobre ejecución.
Las organizaciones, a través de sus equipos de innovación tienen una oportunidad de oro para llegar a nuevos ámbitos, integrar nuevas tecnologías, construir ecosistemas y obtener nuevos resultados empresariales de cara al futuro. Algunas fracasarán, pero aquellas que acepten el reto y se suban al carro de la innovación, podrán ofrecer soluciones innovadoras, sostenibles, rentables y competitivas. Conviertiéndose así en organizaciones disruptivas que crecerán con una gran proyección.