¿Te cambias de oficina? Consejos para una mudanza perfecta
Cambiar de ubicación una oficina puede ser una fuente de estrés debido al traslado que se te viene encima. Aunque también hay que transportar y embalar enseres de un lugar a otro, lo cierto es que las mudanzas de oficinas son totalmente diferentes a las del hogar. Suelen implicar a muchas más personas y los tiempos de ejecución tienen que ser rápidos para que el funcionamiento de la empresa no se resienta.
Además el material que hay que transportar suele ser delicado. Normalmente son servidores, ordenadores, pantallas y otros objetos frágiles que pueden contener información muy valiosa. Para que sobrevivas a tu mudanza de oficina y, además, la realices con éxito, toma nota de estos 7 consejos.
- Planifica con mucha antelación
En primer lugar, se ha de planificar la mudanza paso a paso mediante un plan establecido donde se contemplen todas las tareas, los responsables de llevarlas a cabo, el tiempo invertido y el coste total.
Los tiempos de preparación de las mudanzas de oficinas dependen en gran medida del tamaño que tenga la compañía y los empleados que trabajan en ella. Lo ideal es poder realizarla en temporadas de baja actividad de la empresa o, incluso, durante los fines de semana, en días festivos o por la noche para no parar la actividad.
- Conoce el nuevo local
A continuación, se deben conocer todos los servicios y habilitaciones básicas del nuevo local tanto en sus dimensiones, para estructurar los espacios de trabajo y despachos, como en la parte administrativa, para que las gestiones burocráticas no ralenticen la mudanza.
- Haz un inventario
Antes de saber qué nos vamos a llevar a la nueva oficina hay que organizar lo que ya tenemos. Para ello, es conveniente hacer una lista o inventario con todos los objetos que hay que llevarse y los materiales imprescindibles que necesitas para ello. Este listado te servirá para comprobar que está todo cuando lo coloques en el nuevo destino.
- Deshazte de lo innecesario
El siguiente paso es desprenderse de todo el material pesado prescindible que se ha ido acumulando en la oficina con el paso de los años y que ya no utilizamos. La mayoría de las empresas son reacias a eliminar este tipo de material como, por ejemplo, recibos, presupuestos, historiales de clientes o incluso stock almacenado. Pero este es el momento ideal de hacer limpieza. Incluso, puede ser la ocasión de digitalizar documentos y archivos que llevan mucho tiempo almacenados.
- Empaqueta por estancias o departamentos
Embala las pertenencias en función del lugar que ocupan actualmente o que ocuparán en la nueva oficina y aquellas que vayas a necesitar pronto, déjalas bien señalizadas o transpórtalas contigo si es necesario en cajas o bultos aparte. Y no empieces un despacho hasta que no hayas terminado el anterior.
- Etiqueta las cajas
El sexto paso es rotular todas las cajas para facilitar, una vez llegados a la nueva oficina, el trabajo de los primeros días. Puedes, por ejemplo, utilizar números y letras en función de los despachos o el nombre de los ocupantes de cada dependencia.
Por otra parte, si se tiene algún material de gran tamaño que se deba trasladar, debe estar especificado dentro de la planificación para evitar imprevistos. Por último, se ha de tener muy en cuenta el sistema de cableado de todos aquellos aparatos electrónicos, ya que suele mezclarse.
- Avisa a clientes y proveedores
Si vas a cambiar de dirección, es de vital importancia avisar a tus clientes, proveedores y a todos aquellos que estén ligados con la empresa, para que tengan constancia del traslado que se va a ejercer. Lanza un comunicado oficial o trasmíteselo por mailing, que es una manera ágil, rápida y efectiva de hacerlo. Aprovecha para cambiar también la dirección en los directorios digitales y tarjetas de visita.
Seguro que con estos pasos el proceso será mucho más sencillo y llevadero.
Aprende de los fracasos y alcanza el éxito
Entramos en el mes de septiembre. Un mes en el que, tras unas largas y merecidas vacaciones, volvemos a nuestros puestos de trabajo con las pilas renovadas para hacer frente a nuevos retos y proyectos. Y es que, septiembre es para muchos la llegada de los nuevos comienzos. Un mes perfecto para plantearse nuevos propósitos, motivarse a cumplir nuevas metas y en definitiva, reinventarse.
Nos han educado para superarnos, para competir y llegar a lo más alto. Emprendemos una carrera hacia el éxito, donde los fracasos no se suelen reconocer, avergüenzan y se esconden bajo la manta. Sin embargo, los fracasos deberían entenderse como una etapa más dentro de cualquier proceso, ya sea de emprendimiento o en nuestra vida personal. Es más, deberían ser reconocidos y ser una etapa necesaria para alcanzar el éxito. Como decía Henry Ford: “el fracaso es una gran oportunidad para empezar otra vez con más inteligencia”.
Por este motivo, aquí os presentamos algunos de los fracasos empresariales más relevantes para tenerlos en cuenta y aprender de ellos:
- Kodak no se adaptó a los cambios.
En 1997 tenía un valor en bolsa de 30.000 millones; una empresa muy potente que lideraba el sector de la fotografía. La irrupción de las tecnologías hizo que el sector evolucionara hacia la fotografía digital, lo que provocó un descenso de las ventas de cámaras tradicionales, papel fotográfico y carretes. Se declaró en bancarrota en 2012 pero actualmente se encuentra en un proceso de transformación total, lo que parece que la hace resurgir.
- Coca-Cola se precipitó con los cambios.
Coca-Cola lanzó en 1985 un nuevo producto llamado “New Coke” con el objetivo de desbancar a Pepsi reemplazando a la clásica Coca-Cola. Los consumidores rechazaron fulminantemente este cambio, recibiendo más de 400.000 llamadas de clientes quejándose. No les quedó más remedio que rectificar, atender la reacción de sus clientes y volver a su clásica Coca-Cola.
- Napster murió de éxito por adelantarse a los tiempos.
Napster fue la primera gran red P2P para el intercambio de música. El público en general la acogió muy bien, alcanzando gran popularidad en el año 2000. Pero, las discográficas la llevaron a juicio, alegando que vulneraba los derechos de autor. Al declararla ilegal, sus usuarios fueron a otros sistemas de intercambio de archivos. Hoy día, Napster es legal, pues en 2011 se fusionó con Rhapsody, funcionando como un servidor de pago para la compra de canciones.
- General Motors no previó una crisis mundial.
Fundada en 1908, llegó a ser el primer grupo industrial de producción de automóviles durante el siglo XX y gran parte de la década del 2000. Se vio envuelta en la crisis mundial de 2008, declarándose en bancarrota al año siguiente. A raíz de esto, crearon una nueva empresa, con el Gobierno Federal de EE.UU. como principal accionista, y hoy ya ha recuperado su puesto de liderazgo en el mercado mundial.
- Blockbuster rechazó el futuro del negocio en su sector.
Totalmente desbancado por Netflix, una startup muy pequeña que le había propuesto un negocio revolucionario y que rechazaron de forma contundente. No entendieron que su modelo de negocio iba a quedar totalmente obsoleto y que sería sustituido por nuevos modelos basados en tecnologías de internet.
Si reflexionamos sobre los fracasos empresariales descritos y otros tantos que podemos encontrar, nos daremos cuenta de que precisamente han sido provocados por no pensar e ir más allá. Por hacer lo que tocaba, no cuestionar y aplicar la creatividad. Y es que, el sistema educativo actual, nos educa para que no nos salgamos del camino que ya está marcado. No genera espacios y entornos para que podamos reflexionar, cuestionar o plantear alternativas a lo que ya está preestablecido.
Hoy día es fundamental pensar “fuera de la caja”. Entender y comprender bien cómo evoluciona la sociedad, las necesidades reales de la gente. Observar para profundizar y poder llegar más allá de lo evidente. Inspirarse en otros modelos de negocio, en otras industrias y sectores. Poner por delante la creatividad frente a los recursos económicos. Pasar a la acción cuanto antes, en un entorno controlado, e invirtiendo lo mínimo posible. Pensar en grande, pero actuando paso a paso.
Es hora de equivocarse, las veces que sean necesarias, porque el error no es un fracaso. Es algo “grande” que genera aprendizajes y nos permite volver a empezar de una forma diferente. Es lo que nos hace crecer.
Desde Hasten Group animamos a los emprendedores y empresarios a aprender de los fracasos, a levantarse tantas veces como caigan, porque es la mejor manera de alcanzar los sueños. Como decía Francis Scott Fitzgerald: “la vitalidad se revela no solamente en la capacidad de persistir sino en la de volver a empezar”.