¿Te cambias de oficina? Consejos para una mudanza perfecta

Cambiar de ubicación una oficina puede ser una fuente de estrés debido al traslado que se te viene encima. Aunque también hay que transportar y embalar enseres de un lugar a otro, lo cierto es que las mudanzas de oficinas son totalmente diferentes a las del hogar. Suelen implicar a muchas más personas y los tiempos de ejecución tienen que ser rápidos para que el funcionamiento de la empresa no se resienta.

Además el material que hay que transportar suele ser delicado. Normalmente son servidores, ordenadores, pantallas y otros objetos frágiles que pueden contener información muy valiosa. Para que sobrevivas a tu mudanza de oficina y, además, la realices con éxito, toma nota de estos 7 consejos.

 

1. Planifica con mucha antelación

En primer lugar, se ha de planificar la mudanza paso a paso mediante un plan establecido donde se contemplen todas las tareas, los responsables de llevarlas a cabo, el tiempo invertido y el coste total.

Los tiempos de preparación de las mudanzas de oficinas dependen en gran medida del tamaño que tenga la compañía y los empleados que trabajan en ella. Lo ideal es poder realizarla en temporadas de baja actividad de la empresa o, incluso, durante los fines de semana, en días festivos o por la noche para no parar la actividad.

2. Conoce el nuevo local

A continuación, se deben conocer todos los servicios y habilitaciones básicas del nuevo local tanto en sus dimensiones, para estructurar los espacios de trabajo y despachos, como en la parte administrativa, para que las gestiones burocráticas no ralenticen la mudanza.

3. Haz un inventario

Antes de saber qué nos vamos a llevar a la nueva oficina hay que organizar lo que ya tenemos. Para ello, es conveniente hacer una lista o inventario con todos los objetos que hay que llevarse y los materiales imprescindibles que necesitas para ello. Este listado te servirá para comprobar que está todo cuando lo coloques en el nuevo destino.

4. Deshazte de lo innecesario

El siguiente paso es desprenderse de todo el material pesado prescindible que se ha ido acumulando en la oficina con el paso de los años y que ya no utilizamos. La mayoría de las empresas son reacias a eliminar este tipo de material como, por ejemplo, recibos, presupuestos, historiales de clientes o incluso stock almacenado. Pero este es el momento ideal de hacer limpieza. Incluso, puede ser la ocasión de digitalizar documentos y archivos que llevan mucho tiempo almacenados.

5. Empaqueta por estancias o departamentos

Embala las pertenencias en función del lugar que ocupan actualmente o que ocuparán en la nueva oficina y aquellas que vayas a necesitar pronto, déjalas bien señalizadas o transpórtalas contigo si es necesario en cajas o bultos aparte. Y no empieces un despacho hasta que no hayas terminado el anterior.

6. Etiqueta las cajas

El sexto paso es rotular todas las cajas para facilitar, una vez llegados a la nueva oficina, el trabajo de los primeros días. Puedes, por ejemplo, utilizar números y letras en función de los despachos o el nombre de los ocupantes de cada dependencia.

Por otra parte, si se tiene algún material de gran tamaño que se deba trasladar, debe estar especificado dentro de la planificación para evitar imprevistos. Por último, se ha de tener muy en cuenta el sistema de cableado de todos aquellos aparatos electrónicos, ya que suele mezclarse.

7. Avisa a clientes y proveedores

Si vas a cambiar de dirección, es de vital importancia avisar a tus clientes, proveedores y a todos aquellos que estén ligados con la empresa, para que tengan constancia del traslado que se va a ejercer. Lanza un comunicado oficial o trasmíteselo por mailing, que es una manera ágil, rápida y efectiva de hacerlo. Aprovecha para cambiar también la dirección en los directorios digitales y tarjetas de visita.

Seguro que con estos pasos el proceso será mucho más sencillo y llevadero.

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