¿Te cambias de oficina? Consejos para una mudanza perfecta
Cambiar de ubicación una oficina puede ser una fuente de estrés debido al traslado que se te viene encima. Aunque también hay que transportar y embalar enseres de un lugar a otro, lo cierto es que las mudanzas de oficinas son totalmente diferentes a las del hogar. Suelen implicar a muchas más personas y los tiempos de ejecución tienen que ser rápidos para que el funcionamiento de la empresa no se resienta.
Además el material que hay que transportar suele ser delicado. Normalmente son servidores, ordenadores, pantallas y otros objetos frágiles que pueden contener información muy valiosa. Para que sobrevivas a tu mudanza de oficina y, además, la realices con éxito, toma nota de estos 7 consejos.
- Planifica con mucha antelación
En primer lugar, se ha de planificar la mudanza paso a paso mediante un plan establecido donde se contemplen todas las tareas, los responsables de llevarlas a cabo, el tiempo invertido y el coste total.
Los tiempos de preparación de las mudanzas de oficinas dependen en gran medida del tamaño que tenga la compañía y los empleados que trabajan en ella. Lo ideal es poder realizarla en temporadas de baja actividad de la empresa o, incluso, durante los fines de semana, en días festivos o por la noche para no parar la actividad.
- Conoce el nuevo local
A continuación, se deben conocer todos los servicios y habilitaciones básicas del nuevo local tanto en sus dimensiones, para estructurar los espacios de trabajo y despachos, como en la parte administrativa, para que las gestiones burocráticas no ralenticen la mudanza.
- Haz un inventario
Antes de saber qué nos vamos a llevar a la nueva oficina hay que organizar lo que ya tenemos. Para ello, es conveniente hacer una lista o inventario con todos los objetos que hay que llevarse y los materiales imprescindibles que necesitas para ello. Este listado te servirá para comprobar que está todo cuando lo coloques en el nuevo destino.
- Deshazte de lo innecesario
El siguiente paso es desprenderse de todo el material pesado prescindible que se ha ido acumulando en la oficina con el paso de los años y que ya no utilizamos. La mayoría de las empresas son reacias a eliminar este tipo de material como, por ejemplo, recibos, presupuestos, historiales de clientes o incluso stock almacenado. Pero este es el momento ideal de hacer limpieza. Incluso, puede ser la ocasión de digitalizar documentos y archivos que llevan mucho tiempo almacenados.
- Empaqueta por estancias o departamentos
Embala las pertenencias en función del lugar que ocupan actualmente o que ocuparán en la nueva oficina y aquellas que vayas a necesitar pronto, déjalas bien señalizadas o transpórtalas contigo si es necesario en cajas o bultos aparte. Y no empieces un despacho hasta que no hayas terminado el anterior.
- Etiqueta las cajas
El sexto paso es rotular todas las cajas para facilitar, una vez llegados a la nueva oficina, el trabajo de los primeros días. Puedes, por ejemplo, utilizar números y letras en función de los despachos o el nombre de los ocupantes de cada dependencia.
Por otra parte, si se tiene algún material de gran tamaño que se deba trasladar, debe estar especificado dentro de la planificación para evitar imprevistos. Por último, se ha de tener muy en cuenta el sistema de cableado de todos aquellos aparatos electrónicos, ya que suele mezclarse.
- Avisa a clientes y proveedores
Si vas a cambiar de dirección, es de vital importancia avisar a tus clientes, proveedores y a todos aquellos que estén ligados con la empresa, para que tengan constancia del traslado que se va a ejercer. Lanza un comunicado oficial o trasmíteselo por mailing, que es una manera ágil, rápida y efectiva de hacerlo. Aprovecha para cambiar también la dirección en los directorios digitales y tarjetas de visita.
Seguro que con estos pasos el proceso será mucho más sencillo y llevadero.
Arrancando nuevo año desde los ojos de los Recursos Humanos
Entrados ya en el 2021, nos gustaría hacer una reflexión sobre los numerosos cambios que ha traído consigo el 2020, especialmente, en el ámbito económico y empresarial. ¿Están las empresas preparadas para afrontar el nuevo año? ¿Se consolidarán las tendencias, como el teletrabajo? ¿Qué papel tienen los departamentos de Recursos Humanos?
Lo que está claro es que, desde el punto de vista de los RRHH, los cambios han sido, en algunos casos, acelerados y radicales, lo que plantea algunos retos para este nuevo año.
El teletrabajo y la flexibilidad laboral
El teletrabajo, en muchos casos de manera forzada, va a replantear el escenario laboral en la mayoría de las empresas. Tanto trabajadores, como candidatos y los propios empleadores, requerirán que el empleo sea más flexible.
La importancia de las personas, el salario económico y el emocional
El escenario común al que se enfrentan las empresas, pese a la flexibilidad laboral, no es económicamente el mejor. Se hace importante incentivar la productividad y la atracción de talento haciendo uso de métodos que, no solo tengan en cuenta el salario económico, sino también otras recompensas que premien el esfuerzo y aporten valor.
Entornos diversos y desarrollo de personas
Será necesario apostar por entornos que acojan diversos tipos de talento. Perfiles con conocimientos y competencias diversas y complementarias, a veces no suficientes para abordar los nuevos retos a los que las empresas se enfrentan. En este sentido, el departamento de Recursos Humanos tendrá que actualizar y planificar metodologías de formación que garanticen la competitividad de sus trabajadores.
El liderazgo
En este nuevo año, las empresas necesitarán líderes que impulsen la transformación en la empresa. Inteligencia emocional, empatía, comunicación, gestión del cambio… serán habilidades clave para el buen rumbo de los equipos y empresas.
Uso de las nuevas tecnologías
El empleo de herramientas tecnológicas se hace esencial en cualquier puesto de trabajo, más aún cuando hablamos de trabajo remoto. En este aspecto, es importante desarrollar las competencias digitales de los trabajadores, no solo para adaptarse a los nuevos modelos de trabajo y herramientas, sino para ser más competitivos.
Ahora más que nunca, la transformación del mundo empresarial y laboral pasa por las personas. Los departamentos de gestión de personas tienen por delante un sinfín de desafíos y un papel clave en la evolución, crecimiento y competitividad de las empresas.