8 cosas que debes hacer para que el evento de tu empresa sea un éxito

Organizar un evento corporativo no es tarea simple. Hay que tener en cuenta muchos factores y, si además quieres que tenga un final exitoso, es primordial establecer un buen plan. Dentro de la estrategia debes tener en cuenta el concepto, el tiempo y la duración, la distribución de roles dentro del equipo, el diseño de la sala, la restauración, el sonido, la búsqueda de oradores, el acuerdo con los sponsors o patrocinadores… Y, especialmente ahora con la pandemia, no olvides salir de los formatos tradicionales y abrir la mente a la innovación y a la creatividad: formatos híbridos, en streaming...

 

1. Define el objetivo y el público

¿Por qué celebras el evento? Puede parecer evidente pero lo primero que tienes que hacer es definir el objetivo y la temática del mismo.  Ambos deberán ser claros y concretos, que quien vaya a acudir sepa perfectamente a lo que va.

Íntimamente ligado a tu objetivo estará el público. Ten en cuenta que ese público son tus clientes y que si van a acudir a tu evento es para satisfacer una necesidad, normalmente de conocimientos.

A partir de esto, todas las demás decisiones estarán en su lugar en términos de formato, contenido, precios, ubicación, etc.  Este enfoque estructurado ayudará a mantener todos los esfuerzos en el logro de objetivos específicos y evitará errores habituales por falta de estrategia.

 

2. Redacta una lista de tareas

Es muy importante establecer un plan que debe incluir la logística, el contenido y la promoción del evento. Por ejemplo, puedes crear un documento que esté disponible para todo el equipo y donde cada miembro pueda ver las tareas de los demás y el panorama general. Además, es importante que en él se indique el cronograma, es decir, el tiempo requerido para completar cada tarea.

El espacio del evento, la iluminación, el transporte público, el catering, etc. Hasta el último detalle es importante en la organización de un evento. Hacer una lista de todo lo que se tendrá que tener en cuenta (tareas principales y pasos específicos) es la garantía de que nada va a pasarse por alto.

Y no solo es importante distribuir las tareas entre el equipo en la etapa de preparación, sino también durante el mismo. Conviene distribuir las responsabilidades por zonas y entregar a cada miembro un documento con las tareas asignadas, para que cada persona sepa a quién contactar para un problema específico.

 

3. Elabora el presupuesto

Será de utilidad desarrollar un ‘plan de financiación’ para el evento, así que deberás detallar la lista de tareas y reflejarlas en el presupuesto. Para administrar bien los gastos es clave tener en cuenta todas las cuestiones y factores (espacios, catering, técnicos, etc.), utilizar algún ‘software’ específico y, en ciertos casos, recurrir a asesoramiento externo. También vale la pena destinar una parte a gastos imprevistos. El ajustarse a un presupuesto y verlo escrito te evita incurrir en costes extras.

 

4. Elige una buena ubicación y fecha

Otro de los aspectos más importantes a la hora de organizar un evento. Elige dónde quieres celebrarlo: un hotel, un centro de congresos, un espacio de ‘coworking’, una empresa, etc. En cualquier caso, asegúrate de que dicho espacio disponga de todo lo necesario para los asistentes: recursos audiovisuales, Wi-Fi, personal auxiliar, catering, etc.

Y para eso, tendrás que comprobar en persona el lugar y prever que, en caso de que ocurra algo inesperado, cuentas con un plan B para celebrar el evento. Hay que tener en cuenta posibles imprevistos y disponer de un espacio alternativo para la organización del mismo.

En cuanto a cuándo celebrar tu evento, es bueno que, al menos, preselecciones dos fechas posibles y elijas al final la que sea mejor.

 

5. Prioriza el contenido

Aparte del lugar donde se realice el evento, también es importante el contenido. Es decir, los temas que se van a tratar y la forma de exponerlos. Con el objeto de llamar la atención, mejorar la experiencia de los asistentes y dejar huella en la memoria de los invitados, hay que aportar un plus de originalidad y decantarse por opciones que se salgan un poco de los planteamientos estandarizados o demasiado vistos.

 

6. Comunica y promociona el evento

En cuanto haya una decisión en firme para celebrar el evento, asegúrate de que se lance un sitio web informativo sobre el mismo en el menor tiempo posible (incluyendo versiones para PC, móviles y tabletas), que se actualice a menudo y que tenga un diseño atractivo, moderno y actual.

Después, envía invitaciones por email, difunde el evento en redes sociales y envía una nota de prensa a los medios: periódicos, sitios on line, revistas, canales, etc.

 

7. Organiza un ‘networking’

Siempre que puedas, haz que tu evento sea participativo. Organiza un ‘networking’ para que los asistentes socialicen, se conozcan y hagan contactos profesionales entre ellos. Y, puesto que siempre es difícil ‘romper el hielo’ y conocer a nuevas personas, considera la posibilidad de organizar sesiones dinámicas.

 

8. No olvides el cierre

Tan importante es empezar y celebrar un evento corporativo como cerrarlo. Agradece la colaboración a todos los que han hecho posible tu evento (personal auxiliar, ponentes, profesionales, público). Publica vídeos y fotos de la zona de exposición, con entrevistas a expositores y visitantes. A fin de enseñar a aquellas personas que no pudieron asistir lo que se han perdido.

 

Y una vez realizado el evento, también es importante obtener ‘feedback’ de los participantes. Esto puede realizarse tras la celebración a través de una encuesta o formulario, donde se evalúen aspectos como la logística, los oradores, las ubicaciones, las experiencias y el trabajo de los organizadores. Esta información ayuda a evitar errores y a mejorar la calidad de eventos futuros.

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